¿Cómo hacer una consulta por escrito a los copropietarios?

La consulta por escrito es un excelente mecanismo para fomentar la participación de los copropietarios y contar con su respaldo, en el proceso de toma de decisiones importantes para la comunidad. 

Antes de la publicación de la nueva ley de copropiedad, las consultas por escrito solo se realizaban para discutir algunas materias de asamblea extraordinaria, ahora pueden usarse para tratar y consultar todos los temas de cualquier tipo de asamblea, siempre y cuando se cumpla con los porcentajes de quórum para cada modalidad.

Las materias que se pueden tratar en una consulta por escrito son las siguientes:

  • Modificación del reglamento de copropiedad: Menos cuando se pretenda hacer cambios que alteren los derechos en el condominio.
  • Remoción total o parcial de los miembros del comité de administración.
  • Construcciones en los bienes comunes: Entre ellas, alteraciones y cambios de destino de dichos bienes.
  • Gastos o inversiones extraordinarios que excedan, en un período de 12 meses, el equivalente a 6 cuotas de gastos comunes ordinarios del total del condominio.
  • Administración conjunta de dos o más condominios.

A continuación, te explicamos en detalle los requisitos para que la realización de la consulta por escrito tenga validez y puedas sacarle el máximo provecho en tu comunidad.

¿Cómo hacer una consulta por escrito? 

Las materias que pueden tratarse en una asamblea ordinaria o extraordinaria, pueden ser acordadas por los copropietarios en una consulta por escrito, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

  • Realizar una exposición previa de la propuesta en una sesión informativa.  
  • Enviar por correo electrónico a cada uno de los copropietarios la materia que requiere un acuerdo de la asamblea: Adjuntar los antecedentes necesarios, citación a la sesión informativa y plazo para la remisión por escrito de la aceptación o rechazo por parte de los copropietarios. 
  • Contar con un mecanismo que asegure fehacientemente la identidad de quiénes participan en la consulta. 
  • Dependiendo del tipo de acuerdo, la consulta escrita debe ser certificada por un notario. Ejemplo: Rendición de cuentas, remoción del administrador, modificación del reglamento de copropiedad, entre otros. 
  • El comité de administración es el encargado de la exposición previa y del envío de la información vía correo electrónico. 

La consulta por escrito se entiende como aprobada cuando se obtiene la aceptación por escrito de los copropietarios que representen el quorum exigido, según la materia que se trate. 

En el reglamento de copropiedad, deben estar establecidos los requisitos y condiciones que aseguren una participación y votación efectiva y simultánea, además de cumplir con las normas y requisitos que señale el reglamento de la ley.

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