Software para administrar edificios Vs. Excel ¿Cuál elegir?

¿Quieres saber si vale la pena usar un software de administración de edificios en tu condominio? O continuar usando hojas de Excel para administrar ¡Descúbrelo aquí!

Conoce el software que te ayudará a administrar de forma fácil tu comunidad

Remuneraciones automáticas.
Gasto común online.
Comunicación directa con la comunidad.
¡Prueba la demo gratis!

Para el administrador de edificios y comité de administración, las plantillas en Excel son esenciales. Hojas automatizadas donde podemos hacer grandes cálculos, modificarlos y compartirlos con todos los involucrados se han convertido en la herramienta principal para gestionar muchas comunidades hoy en día.

No obstante, se requieren más que hojas de cálculos cuando la meta (además de administrar las finanzas del edificio) es realmente transparentar la información y es aquí cuando entra ComunidadFeliz, el software para administrar edificios y condominios.

Es por eso que en nuestros filtros para certificar administradores tenemos el Sello Feliz, que acredita el uso de la herramienta digital, porque está comprobado cómo se ha reducido la morosidad en condominios que la usan.

Pero más allá de hacer que los administradores trabajen con más eficacia en menos tiempo y de darle autonomía a los residentes para aligerar las cargas laborales de puestos con bastante movimiento como la conserjería, veamos específicamente cuáles son los puntos ganadores en comparación con Excel:

Cálculo y pago de gastos comunes

Déjanos adivinar: si no usas un software de administración de condominios, seguro llevas el cálculo de tus Gastos Comunes por unidad o departamento en una hoja grande Excel.

Y no solo una, puede que tengas divididas las hojas para el cálculo total del mes, considerando el pago de sueldos de los trabajadores, servicios básicos, mantenciones, gastos administrativos y costos variables, divididos con su código, fecha, tipo de pago y monto total, para luego dividir el monto final entre todas las unidades del edificio. 

Pero no acaba allí, sino que se debe considerar el consumo de agua caliente en cada departamento, así como hacer descuentos por seguros del departamento o cobro de multas.

Y si es un condominio de 20 edificios está bien ¿Pero cómo es cuando llevas condominios de 300 unidades?

Tanto para la figura del administrador de condominios el registro de gastos comunes es un momento crucial (pero tedioso de llevar a cabo) en el mes, requiere extrema atención y puede ser un punto en desventaja para aquellos que quieran crecer en su carrera y aceptar más condominios y/o eventualmente tener su propia empresa de administración de edificios.

Por otro lado, para los miembros del comité también puede ser incómodo tener que pedir hojas excel para verificar la transparencia en los gastos y puede generar tensiones con la administración.

Todo esto se resume a: llevar los gastos comunes en hojas excel toma mucho tiempo, se presta a errores de cálculos y para acceder a ellos se debe solicitar el documento a la administración, lo que hace depender al comité de administración.

El panorama cambia cuando usas un software de administración de edificios, como ComunidadFeliz.

Y esto es porque puedes cargar toda tu planilla Excel dentro de la plataforma, de modo que puedas visualizarla más cómodamente, manejarla haciendo simples clics y sin tener que calcular fórmulas.

En ComunidadFeliz puedes ingresar al módulo de gastos comunes y visualizar toda la información de tu condominio, allí podrás editar masivamente todas las unidades o individualmente si quisieras registrar un pago a una o asignar una multa a otra.


modulo gastos comunes comunidadfeliz
Módulo de Gastos Comunes - ComunidadFeliz


gastos comunes comunidadfeliz
Envío masivo de Gastos Comunes

En ese sentido, cambias todas las pestañas de Excel por opciones dentro del software que se actualizan automáticamente, hacen cálculos complejos por ti y lo mejor: siempre te enseñan la información organizada.

Además, es multiusuario y cualquier miembro del comité de administración con permisos, podrá ingresar el día y hora que quiera para consultar cierta información, dándole autonomía al comité y garantizando la transparencia en procesos.

Una vez que se miden los gastos comunes, puedes enviarlo masivamente por correo electrónico y por la app móvil exclusiva de ComunidadFeliz, a todos los miembros de tu condominio, para que reciban en instante la notificación, vean recordatorios e incluso puedan pagar directamente en la app, facilitando el trabajo a todos.

No está de más decir que este tipo de herramientas reduce la morosidad en hasta un 30%.

Conciliaciones bancarias

Parte de transparentar las finanzas en la comunidad es presentar al comité los estados de cuenta y conciliaciones bancarias. En estos, se recopila la información de los movimientos financieros en ingresos y egresos que realiza la administración. 

Recordemos que las Conciliaciones Bancarias ayudan a identificar los movimientos financieros que generan diferencias entre los saldos de la cuenta bancaria del condominio y lo que se registra en los libros con las facturas emitidas y recibidas.

Puede que por algún motivo el administrador haya registrado un pago al proveedor por 200.000 CLP, pero que al final en el banco se terminaron pagando 300.000 CLP y es aquí cuando se generan esas irregularidades que hacen preguntarse dos veces cómo se está gestionando el dinero del condominio.

Por eso es tan importante realizar conciliaciones mensuales, porque si bien no son obligatorias, son la herramienta de apoyo para todo administrador de condominio y comité de administración ante las consultas y transparencia de la comunidad.

Normalmente en Excel tendrías una hoja donde registres los retiros, depósitos y saldo:


planilla excel gastos comunes
Fuente: contador contado

Y en general esta plantilla funciona bien y permite llevar un control, pero toma horas de trabajo y el proceso de validación tiende a ser muy visual al comparar con el banco.

No obstante, con ComunidadFeliz cuentas con el Módulo de conexión con bancos, donde el software se conecta al banco de tu condominio solo para leer el estado de cuenta y compararlo con el registro de ingresos y egresos que tiene, por lo que esta comparación que a ti te toma horas, ComunidadFeliz la realiza en segundos y te resalta las irregularidades (de haberlas) para revisar y corregir.

Es decir, que las diferencias relacionadas con depósitos en tránsito, comisiones bancarias, cheques por cobrar o sin fondo quedan resaltadas, para que de haber incongruencias en lo registrado en el libro y lo que aparece en el banco, se sepa exactamente la razón.

Esto es especialmente útil cuando manejas más de dos condominios, porque te deja más tiempo al día para ocuparte de otras cosas.

Y para el comité, puede contar con la seguridad de que ComunidadFeliz expone toda la información, siendo una herramienta primordial para la transparencia de las finanzas y acceso a la información en tiempo realPor experiencia e historia de todos los administradores con los que hablamos al día, las conciliaciones automáticas mejoran drásticamente la eficiencia de quienes la usan, además pueden despreocuparse de “meter mal un número” dado que al conectarse automáticamente con el banco, toda la información es fidedigna.

modulo conexion con banco comunidadfeliz

Pago de remuneraciones

Usualmente los condominios tercerizan servicios de aseo, mantenimientos, paisajismo y aquellas actividades de mantenimiento a la fachada, salvo los conserjes, mayordomos y vigilantes.

Y para una administración que lleve varias comunidades, los cierres de cada mes pueden ser caóticos porque además de los reportes, conciliaciones y más informes a presentar, se deben pagar los sueldos.

Hacer cálculos en hojas de Excel es común y puede lucir algo así:

planilla pago de sueldos excel
Fuente: SERCOTEC

Donde paga cada trabajador hay una plantilla editable donde se cambian los datos según el mes ¿hubo ausencias o bonos por desempeño? También se deben considerar las gratificaciones y descuentos obligatorios. Todo se maneja allí.

Ahora, este procedimiento es sencillo. Lo que toma más tiempo es validar las remuneraciones ante PREVIRED  y llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico ante la Dirección de Trabajo.

Nuevamente, si llevas más de una comunidad este es un proceso que debes repetir por cada una y te tomará más tiempo ¿Te quedas trabajando hasta tarde cuando toca hacer pago de sueldos y a proveedores? Con un software de administración acortarás este tiempo a la mitad o incluso más.

Por ejemplo, con ComunidadFeliz puedes pagar sueldos y todas las remuneraciones ya vienen con la certificación de PREVIRED, además, puedes en un clic descargar el archivo del Libro de Remuneraciones Electrónico para cargarlo más rápido al portal de la DT, facilitando la gestión. 

Esto significa para las comunidades, procesos más simples y pagos a tiempo.

¿Eres un administrador que busca crecer teniendo más comunidades? ¡Te apoyamos a impulsar tu carrera! Escríbenos y sé parte de la base de datos más confiable de administradores en Chile.

O si por otro lado eres miembro del comité y buscas un administrador transparente que lleve la gestión de tu condominio, contáctanos para enviarte una terna totalmente gratuita.

Compartir

Comentarios

Articulos destacados

Mantente informado de las ultimas noticias sobre vivir en comunidad